Bestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO
Provisions Regarding Data Processing Pursuant to Article 28 of the GDPR
1. Gegenstand und Dauer der Vereinbarung
(1) Diese Bestimmungen regeln die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und -nehmer im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag. Es gelten die Begriffsbestimmungen entsprechend Art. 4 DSGVO.
(2) Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen auf Grundlage des geschlossenen Hauptvertrages. Dabei erhalten der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeiten diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer ergeben sich aus dem Hauptvertrag. Dem Auftraggeber obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.
(3) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen des vorliegenden Vertrages gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht über die Laufzeit des Hauptvertrages hinausgehende Verpflichtungen ergeben. Sich aus diesem Vertrag ergebende Kündigungsrechte bleiben von der vorstehenden Regelung unberührt.
(5) Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.
(6) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
2. Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten sowie Kategorien betroffener Personen
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der Plattform (Software-as-a-Service) für die digitale Pathologie – insbesondere Ansicht, Annotation und Analyse histopathologischer Bilddaten (Whole-Slide-Imaging) – einschließlich der Verwaltung von Nutzern, Gruppen und Organisationen.
Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragnehmer Zugriff auf folgende näher spezifizierten personenbezogenen Daten:
Nutzerkontendaten
E-Mail-Adresse (dient zugleich als Benutzername), Vor- und Nachname sowie Zugangsdaten der durch den Auftraggeber angelegten Nutzer der Plattform; Passwörter werden ausschließlich in gehashter Form gespeichert. Einschließlich Gruppenmitgliedschaften und Kontostatus (aktiv/gesperrt).
Administrations- und Protokolldaten
An- und Abmeldungen einschließlich fehlgeschlagener Anmeldeversuche sowie administrative Aktionen (Nutzeranlage, Gruppen- und Rollenzuweisungen, Organisationsänderungen) mit handelnder Person, Aktion und Zeitstempel; Aufbewahrung mindestens ein Jahr; für Administratoren des Auftraggebers im Audit-Protokoll der Plattform einsehbar.
Bilddatensätze der Pathologie
Bilddatensätze (unter „Sample ID“ bzw. „Slide ID“ – pseudonymisiert) einschließlich zugehöriger Annotationsdaten; die Bilddaten verbleiben entweder in den vom Auftraggeber mit der Plattform verbundenen eigenen S3-kompatiblen Objektspeichern, auf die die Plattform ausschließlich mit kurzlebigen, auf die jeweiligen Buckets und Rollen beschränkten Zugangsdaten zugreift, oder – sofern der Auftraggeber die Verwaltung des Speichers durch den Auftragnehmer wählt – in einem dedizierten, dem Auftraggeber zugeordneten Konto innerhalb der AWS-Organisation des Auftragnehmers (Unterauftragsverarbeiter gemäß Anlage 2) in einer vom Auftraggeber benannten Region; für Regionen außerhalb der EU oder des EWR gilt Ziffer 8.
Abrechnungsdaten
E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung; diese wird beim Zahlungsdienstleister (Unterauftragsverarbeiter gemäß Anlage 2) geführt und von der Plattform nicht gespeichert.
Kategorien betroffener Personen
Durch den Auftraggeber angelegte Nutzer der Plattform (ärztliches, wissenschaftliches und administratives Personal).
Soweit die Bilddatensätze Personen betreffen: Patientinnen und Patienten – ausschließlich pseudonymisiert; eine Zuordnung zum Original ist dem Auftragnehmer nicht möglich (vgl. Anhang 1 – Pseudonymisierung).
3. Technisch-organisatorische Maßnahmen
3.1 Es wird für die konkrete Auftragsverarbeitung ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung betroffenen natürlichen Personen angemessenes Schutzniveau gewährleistet. Dazu werden die Schutzziele von Art. 32 Abs. 1 DSGVO, wie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste sowie deren Belastbarkeit in Bezug auf Art, Umfang, Umstände und Zweck der Verarbeitungen derart berücksichtigt, dass durch geeignete technische und organisatorische Abhilfemaßnahmen das Risiko auf Dauer eingedämmt wird.
3.2 Die technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik und setzen die Vorgaben zu „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ um.
3.3 Die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer zukünftig gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Eine Darstellung dieser technischen und organisatorischen Maßnahmen erfolgt in Anhang 1 zu diesen Bestimmungen.
3.4 Der Auftraggeber prüft im Vorfeld die Angemessenheit der im Anhang 1 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Durch Annahme dieses Vertrages erkennt er diese als angemessen an.
4. Rechte von betroffenen Personen
4.1 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in seinem Verantwortungsbereich und soweit möglich mittels geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen bei der Beantwortung und Umsetzung von Anträgen betroffener Personen hinsichtlich ihrer Datenschutzrechte.
4.2 Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken.
4.3 Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung sowie Datenportabilität nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
4.4 Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und hat die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen.
4.5 Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere für die Erfüllung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer unterstützt dabei auf Aufforderung.
5. Pflichten des Auftragsnehmers
5.1 Der Auftragnehmer hat, zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrags, eigene gesetzliche Pflichten gemäß der DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
5.2 Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die berechtigterweise Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten, einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Mitarbeitende sowie beauftragte Subunternehmer, die mit der Verarbeitung der betreffenden Daten betraut sind, gemäß § 1 Verpflichtungsgesetz (VerpflG) auf die Einhaltung der Geheimschutzregelungen zu verpflichten.
5.3 Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
5.4 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Betriebsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftraggebers vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Beschäftigten und dem Auftragnehmer bestehen bleiben. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.
5.5 Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
5.6 Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten, einem anderen Anspruch oder einem Informationsersuchen im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
5.7 Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
5.8 Der Auftragnehmer meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber in der Weise, dass der Auftraggeber seinen gesetzlichen Pflichten, insbesondere nach Art. 33, 34 DSGVO nachkommen kann. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber auf Aufforderung bei der Behandlung von Datenschutzvorfällen. Er fertigt über den gesamten Vorgang eine Dokumentation an, die er dem Auftraggeber für weitere Maßnahmen zur Verfügung stellt.
5.9 Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung, Einschränkung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
5.10 Ist der Auftraggeber aufgrund geltender Datenschutzgesetze gegenüber einer betroffenen Person verpflichtet, Auskünfte zur Verarbeitung von Daten dieser Person zu geben, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber dabei unterstützen, diese Informationen bereitzustellen, vorausgesetzt der Auftraggeber hat den Auftragnehmer hierzu schriftlich aufgefordert.
5.11 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in seinem Verantwortungsbereich und soweit möglich im Rahmen bestehender Informationspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen und stellt ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung.
5.12 Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DSGVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
5.13 An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Auftraggeber sowie bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO und ggf. bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörden gemäß Art. 36 DSGVO hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
5.14 Der Auftragnehmer stellt auf Anforderung dem Auftraggeber die für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO notwendigen Angaben zur Verfügung und führt als Auftragsverarbeiter selbst ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DS-GVO.
6. Vereinbarung zur Wahrung des Berufsgeheimnisses nach § 203 StGB
6.1 Im Rahmen dieses Auftrages können auch Daten verarbeitet werden, die unter ein Berufsgeheimnis im Sinne von § 203 StGB fallen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über Berufsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren und sich nur insoweit Kenntnis von diesen Daten zu verschaffen, wie dies zur Erfüllung der ihm zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist. Der Auftraggeber weist den Auftragnehmer darauf hin, dass sich Personen, die an der beruflichen Tätigkeit eines Berufsgeheimnisträgers mitwirken und unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbaren, das ihnen bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt geworden ist, nach § 203 Abs. 4 S. 1 StGB strafbar machen. Zudem macht sich eine mitwirkende Person nach § 203 Abs. 4 S. 2 StGB strafbar, sollte sie sich einer weiteren mitwirkenden Person bedienen, die ihrerseits unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart, und nicht dafür Sorge getragen hat, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.
6.2 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle mit der Verarbeitung von dem Berufsgeheimnis unterliegenden Daten des Auftraggebers befassten Beschäftigten und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen (z. B. Subunternehmer), die damit befasst sind, sich in Textform dazu verpflichtet haben, die ihnen bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Berufsgeheimnisse nicht unbefugt zu offenbaren und sie über die mögliche Strafbarkeit nach § 203 Abs. 4 StGB belehrt wurden. Der Auftraggeber weist den Auftragnehmer darauf hin, dass sich eine mitwirkende Person nach § 203 Abs. 4 S. 2 StGB strafbar macht, sollte sie sich einer weiteren mitwirkenden Person bedienen, die ihrerseits unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart, und die mitwirkende Person nicht dafür Sorge getragen hat, dass die weitere mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.
6.3 Der Auftragnehmer ist berechtigt, Unterauftragnehmer zur Vertragserfüllung heranzuziehen. Dabei sind die Voraussetzungen von Punkt 7 zu beachten. Im Ausland dürfen Unterauftragnehmer zur Vertragserfüllung nur dann herangezogen werden, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist. Der Auftragnehmer wird etwaige Unterauftragnehmer sorgfältig auswählen und diese, soweit sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von fremden Geheimnissen im Sinne dieser Vereinbarung erlangen könnten, zur Geheimhaltung verpflichten. Der Auftragnehmer wird ferner etwaige Unterauftragnehmer dazu verpflichten, sämtliche von diesen eingesetzten Personen und etwaige weitere Unterauftragnehmer, die bestimmungsgemäß mit Geheimnisschutzdaten in Berührung kommen oder bei denen dies nicht auszuschließen ist, nach den zuvor genannten Grundsätzen zur Verschwiegenheit zu verpflichten und über die Folgen einer Pflichtverletzung zu belehren. Des Weiteren werden Subunternehmer über das bestehende Schweigerecht gemäß § 53a StPO sowie den Beschlagnahmeschutz gemäß § 97 StPO informiert; dies beinhaltet auch den Hinweis bzgl. des Rechts des Berufsgeheimnisträgers, über dieses Recht zu entscheiden und der damit verbundenen Pflicht des Auftragnehmers, unverzüglich den Auftraggeber bzgl. der Wahrnehmung dieser Rechte zu kontaktieren. Diese Verpflichtung gilt für sämtliche weitere Unterbeauftragungen.
6.4 Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass Daten, die er im Auftrag eines Berufsgeheimnisträgers verarbeitet, u. U. dem Zeugnisverweigerungsrecht von sogenannten mitwirkenden Personen gem. § 53a StPO unterliegen. Entsprechend § 53a StPO entscheidet jedoch der Berufsgeheimnisträger über die Ausübung des Schweigerechts. Im Falle einer Befragung wird der Auftragnehmer unter Hinweis auf § 53a StPO dieser widersprechen und unverzüglich den Auftraggeber informieren, der daraufhin bzgl. der Wahrnehmung des Schweigerechts entscheidet.
6.5 Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass die in seinem Gewahrsam befindlichen Geheimnisschutzdaten dem Beschlagnahmeverbot gemäß § 97 Abs. 2 StPO unterliegen. Die Daten dürfen nicht ohne das Einverständnis des Auftraggebers (Berufsgeheimnisträger) herausgegeben werden. Im Falle einer Beschlagnahme wird der Auftragnehmer dieser widersprechen und unverzüglich den Auftraggeber informieren.
7. Unterauftragsverhältnisse
7.1 Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer in Anspruch nimmt, z.B. Telekommunikationsleistungen, Post-Transport-Dienstleistungen, Reinigungsleistungen. Wartungs- und Prüfleistungen stellen dann ein Unterauftragsverhältnis dar, wenn sie für IT-Systeme erbracht werden, die im Zusammenhang mit einer Leistung des Auftragnehmers nach diesem Vertrag erbracht werden. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
7.2 Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen. Dies gilt in gleicher Weise für den Fall, dass weitere Unterauftragsverhältnisse durch Unterauftragnehmer begründet werden.
7.3 Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieses Vertrages sind die in der Anlage 2 aufgeführten Unternehmen als Unterauftragnehmer für Teilleistungen für den Auftragnehmer tätig und verarbeiten in diesem Zusammenhang auch unmittelbar die Daten des Auftraggebers. Für diese Unterauftragnehmer gilt die Einwilligung für das Tätigwerden als erteilt.
7.4 Im Sinne von 7.2. erteilt der Auftraggeber hiermit die allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Subunternehmern sowie zum Wechsel bestehender Subunternehmer, soweit: der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber in einer angemessenen Zeit, die 14 Tage nicht unterschreiten darf, vorab schriftlich oder in Textform anzeigt, der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt, und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2–4 DSGVO zugrunde gelegt wird.
7.5 Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. Die Einhaltung und Umsetzung der technisch-organisatorischen Maßnahmen beim Unterauftragnehmer wird unter Berücksichtigung des Risikos beim Unterauftragnehmer vorab der Verarbeitung personenbezogener Daten und sodann regelmäßig durch den Auftragnehmer kontrolliert. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Kontrollergebnisse auf Anfrage zur Verfügung. Der Auftragnehmer stellt ferner sicher, dass der Auftraggeber seine Rechte aus dieser Vereinbarung (insbesondere seine Kontrollrechte) auch direkt gegenüber den Unterauftragnehmern wahrnehmen kann.
8. Internationale Datentransfers
8.1 Jede Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation bedarf einer dokumentierten Weisung des Auftraggebers und bedarf der Einhaltung der Vorgaben zur Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer nach Kapitel V der DSGVO.
8.2 Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.
9. Kontrollrechte des Auftraggebers
9.1 Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb während der üblichen Geschäftszeiten zu überzeugen.
9.2 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragsnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technisch-organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
9.3 Der Nachweis der technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der besonderen Anforderungen des Datenschutzes allgemein sowie solche, die den Auftrag betreffen, kann erfolgen durch eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach DIN ISO 27001).
10. Weisungsbefugnisse des Auftraggebers
10.1 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten nur auf Basis dokumentierter Weisungen des Auftraggebers, es sei denn er ist nach dem Recht des Mitgliedstaats oder nach Unionsrecht zu einer Verarbeitung verpflichtet. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per E-Mail (in Textform) bestätigen. Der Auftragnehmer notiert sich Datum, Uhrzeit und Person, welche die mündliche Weisung erteilte, sowie den Grund, warum keine schriftliche Beauftragung erfolgen konnte. Die anfänglichen Weisungen des Auftraggebers werden durch diesen Vertrag festgelegt.
10.2 Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
11.1 Während der laufenden Beauftragung berichtigt, sperrt oder löscht der Auftragnehmer die vertragsgegenständlichen Daten nur auf Anweisung des Auftraggebers. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber zur Freigabe weiterleiten.
11.2 Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
11.3 Zum Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens aber 60 Tage nach Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.
12. Sonstiges
12.1 Für Änderungen und/oder Ergänzungen dieser Vereinbarung ist ein dokumentiertes elektronisches Format erforderlich.
12.2 Sollten sich einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise als unwirksam oder undurchführbar erweisen oder infolge Änderungen der Gesetzgebung nach Vertragsabschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleiben die übrigen Vertragsbestimmungen und die Wirksamkeit des Vertrages im Ganzen hiervon unberührt.
12.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ergeben, ist – soweit rechtlich zulässig – Jena.
Anhang 1: Technische und organisatorische Maßnahmen
1. Maßnahmen zur Vertraulichkeit – Zutrittskontrolle
Betrieb ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren der in Anlage 2 genannten Cloud-Anbieter (Hetzner, Deutschland; Scaleway, Frankreich; AWS in der vom Auftraggeber benannten Region); Zutritts- und Sicherheitskontrollen obliegen dem jeweiligen Rechenzentrumsbetreiber.
Kein eigener Serverraum, keine lokalen Datenträger mit personenbezogenen Daten (Cloud-Only-Betrieb).
Endgeräte mit vollständiger Festplattenverschlüsselung; private Geräte (BYOD) sind – auch für Laptops – zugelassen, für Laptops wird eine Bestätigung der Festplattenverschlüsselung eingeholt; Geräteverlust ist unverzüglich meldepflichtig.
Zugangskontrolle
Zentrale Authentifizierung (Single Sign-On) mit verpflichtender Zwei-Faktor-Authentisierung und strikter Passwortrichtlinie für interne Mitarbeiter- und Administrationskonten; automatische Kontosperrung nach wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.
Eindeutige, personenbezogene Benutzerkonten; keine Sammel- oder geteilten Konten.
Administrative Zugriffe ausschließlich über verschlüsselte, authentifizierte Verbindungen mit individuellen Berechtigungen; Cloud-Zugriff über kurzlebige Tokens statt dauerhafter Zugriffsschlüssel.
Keine Klartext-Geheimnisse im Quellcode; zentrale, dokumentierte Verwahrung kritischer Passwörter.
Zugriffskontrolle
Berechtigungsvergabe ausschließlich über versionierte, geprüfte Konfiguration (Vier-Augen-Prinzip).
Mandantentrennung: Mandanten werden als Organisationen im Identitätsdienst abgebildet; Datenzugriffe werden serverseitig auf die Organisation des jeweiligen Nutzers beschränkt.
Objektspeicher-Zugriffe restriktiv über Default-Deny-Berechtigungen; Anbindung ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen.
Zugriff auf personenbezogene Daten auf das erforderliche Maß beschränkt (Least Privilege); Berechtigungen werden bei jeder Änderung im Vier-Augen-Prinzip geprüft.
Trennungskontrolle
Strikte Trennung von Produktions-, Entwicklungs- und Testumgebungen auf getrennten Clustern.
Daten unterschiedlicher Auftraggeber werden durch die Organisationsgrenzen des Identitätsdienstes getrennt; eine Vermischung wird verhindert.
Pseudonymisierung
Pathologie-Bilddatensätze werden ausschließlich unter Pseudonymen („Sample ID“ bzw. „Slide ID“) verarbeitet; die Zuordnung zu betroffenen Personen erfolgt allein beim Auftraggeber.
2. Maßnahmen zur Integrität – Weitergabekontrolle
Durchgängige Verschlüsselung aller Datenübertragungen (TLS).
Verschlüsselte Speicherung: Festplattenverschlüsselung aller Volumes, serverseitige Verschlüsselung aller Objektspeicher, verschlüsselte Backups.
Eingabekontrolle
Zentrale Protokollierung von Zugriffen und Änderungen mit definierten Aufbewahrungsfristen, Metriken und automatischer Alarmierung.
Automatisierte Anonymisierung personenbezogener Angaben (u. a. IP-Adressen) in Protokolldaten; sensible Kopfzeilen werden aus Protokollen ausgesondert.
Sämtliche Änderungen sind versioniert und mit Autor, Inhalt und Zeitpunkt nachvollziehbar.
3. Maßnahmen zur Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Redundante Produktionsdatenbank mit synchroner Replikation über mehrere Knoten.
Tägliche Datenbanksicherungen mit kontinuierlicher Archivierung in europäischen Objektspeichern; 30 Tage Aufbewahrung; automatisches Alarmieren bei ausbleibenden Backups.
Redundant ausgelegte, versionierte Objektspeicher für Anwenderdaten.
Wiederherstellungsziele für die Produktivplattform: RTO ≤ 8 Stunden, RPO ≤ 15 Minuten.
Regelmäßige Wiederherstellungsübungen; dokumentierte Notfallverfahren (Runbooks) für Cluster- und Datenbankausfälle.
Durchgängige Verfügbarkeitsüberwachung mit automatischer Alarmierung; automatisches Kapazitätsmanagement; zustandslose Auslegung der Anwendungskomponenten.
4. Maßnahmen zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Benannter Verantwortlicher für Informationssicherheit (CISO); dokumentiertes Incident-Response-Verfahren mit Schweregrad-Klassifizierung und Meldewegen.
Risiko- und Sicherheitsläckenmanagement mit regelmäßiger Überprüfung; Maßnahmen werden mit Verantwortlichen und Zielterminen verfolgt.
Informationssicherheitspolitik orientiert an ISO/IEC 27001 (Zertifizierung wird angestrebt; derzeit liegt keine Zertifizierung vor).
Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung; Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.
Sorgfältige Auswahl und regelmäßige Überwachung von Unterauftragsverarbeitern (Verträge nach Art. 28 DSGVO).
Regelmäßige Sicherheitsaudits der Infrastruktur mit dokumentiertem Maßnahmenplan; jede Änderung unterliegt einem Review durch eine zweite Person.
Dokumentierter Meldeprozess für Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gegenüber dem Auftraggeber (Art. 33, 34 DSGVO).
Anhang 2: Unterauftragsverarbeiter
Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Vereinbarung setzt der Auftragnehmer bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen die folgenden Unterauftragsverarbeiter im Sinne der Ziffer 7 ein. Deren Einwilligung gilt gemäß Ziffer 7.3 als erteilt. Änderungen und Ergänzungen werden gemäß Ziffer 7.4 rechtzeitig vorab angezeigt.
Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Bereitstellung und Betrieb der zertifizierten Rechenzentren und der Cloud-Infrastruktur (Compute, verschlüsselte Volumes) für den Betrieb der Plattform einschließlich der Produktionsdatenbank.
Scaleway S.A.S. (Frankreich) – Objektspeicher (Region Paris) zur verschlüsselten Archivierung der Datenbanksicherungen mit einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen.
Amazon Web Services (AWS) – Speicherung der verknüpften Bilddatensätze in versionierten, serverseitig verschlüsselten S3-Objektspeichern in dedizierten Konten je Auftraggeber innerhalb der AWS-Organisation des Auftragnehmers in einer vom Auftraggeber benannten Region sowie Bereitstellung von Rechenkapazität für die Bildverarbeitung; für Regionen außerhalb der EU oder des EWR gilt Ziffer 8.
Infomaniak Network SA (Schweiz) – DNS-Dienste für die Domänen der Plattform; hierbei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet (aufgeführt zur Vollständigkeit).
Better Stack (Datenregion Deutschland) – Überwachung und Alarmierung der Plattform (Verfügbarkeit, Protokolle); personenbezogene Angaben in Protokolldaten werden vor der Übertragung automatisiert anonymisiert.
Stripe – Abwicklung von Zahlungen; Verarbeitung der für die Rechnungsstellung hinterlegten E-Mail-Adresse (vgl. Ziffer 2); Zahlungs- und Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet und von der Plattform nicht gespeichert.
GitHub, Inc. (USA) – Versionsverwaltung und Hosting des Quellcodes der Plattform; personenbezogene Daten der Auftraggeber oder betroffener Personen werden hierbei nicht verarbeitet (aufgeführt zur Vollständigkeit).